בתי עסק הנם מטבע הדברים מקומות עמוסים, בהם קיימת אינפורמציה רבה, מסמכים חשובים, מידע על לקוחות ועוד. על אף שהאינפורמציה והמסמכים הללו חשובים מאוד, לעיתים קרובות נוצר מצב בו קיימת ניירת רבה בעסק, עניין הגורם לחוסר סדר, ובעקבותיו – להאטה של תהליך העבודה. מסיבה זו, קיימת חשיבות גדולה לשמירה על הסדר בעסק ועל זריקת מסמכים או חפצים להם איננו זקוקים והם רק יוצרים בלאגן נוסף. אז איך נפטרים מהניירת בעסק? הרי לפניכם כמה המלצות טובות. למידע נוסף תוכלו לקרוא על ביעור מסמכים.
עברו לתיוק במחשב
כיום, ניתן לסרוק כל מסמך בקלות ובנוחות למחשב באמצעות סורק. אם ברשותכם ניירת רבה המסתובבת במשרד ואינכם באמת זקוקים לה, רצוי לסרוק את המסמך למחשב ולגבותו באמצעי נוסף, כגון דיסק און קי או כונן קשיח. כך, ניתן להיפטר מה"הארד קופי" – כלומר, המסמך עצמו, ולפנות לעצמנו מקום עבודה נוסף במשרד. חשוב מאוד להקפיד לבצע זאת אך ורק עם מסמכים שאינם מאוד חשובים, שכן מדובר בשיטת אחסון שאינה חפה מבעיות. כך, למשל, במידה והמחשב יקרוס – קיימים מקרים בהם לא נוכל לשחזר את כל האינפורמציה הקיימת בתוכו. מסיבה זו, יש לבצע תיוק מסוג זה אך ורק במסמכים להם אין חשיבות גדולה במיוחד.
ביעור מסמכים
כאשר מדובר בניירת חשובה יותר לה איננו זקוקים וממנה אנו מעוניינים להיפטר, דעו כי ניתן לבצע "ביעור מסמכים". ביעור מסמכים הינו למעשה השמדת מסמכים באופן מקצועי. כך, ניתן להיפטר ממסמכים המכילים חומרים רגישים או פרטים אישיים, וזאת מבלי שנצטרך לחשוש שמא הם יתגלו או יתגלגלו לידיים הלא נכונות. את ביעור המסמכים מבצעת לרוב חברת מקצועית, שמטרתה להיפטר מהמסמכים לאלתר. בדרך כלל, כחלק מהשירות, יגיעו נציגים מטעם החברה על מנת לאסוף את המסמכים הדורשים ביעור, ולאחר מכן יושמדו המסמכים בתהליך מקצועי. בעת הזמנת שירותיה של חברה לביעור מסמכים, חשוב באמת לוודא כי מדובר בחברה לגיטימית ואיכותית ולא בשרלטנים, וזאת על מנת למנוע מצב בו המסמך יגיע לגורמים אליהם אינכם מעוניינים שיגיע, או לחילופין שייעשה שימוש בפרטים אישיים או רגישים.