לאף אחד אין מספיק זמן. אז למה אתם קובעים תמיד פגישות ארוכות שיכולות להסתיים תוך מחצית מהזמן אם תהיו ממוקדים.
המאמר באדיבות הפורטל HRus.
עד כמה מקדישים משאבי האנוש זמן לניהול זמן? בראד פלד, מנכ"ל חברת ההשקעות Foundry Group, מסרב לקבל את הסטנדרט של פגישות שמוקדש להן פרק זמן של שעה בלו"ז. הוא גילה שפגישות נוטות להתמלא, לא משנה כמה זמן הוקצה להן. בכך הפגישות מקטינות את גורם התפוקה.
פלד מצוטט על ידי אליסון סטאד מ-99U אומר, "אם אתם קובעים פגישה של שעה, מדהים בעיניי עד כמה שכיחים המקרים שבהם היא נמשכת שעה גם כאשר אין צורך בכך. פגישות ועד מנהל של שלוש שעות, בעיקר אם אנשי הוועד נסעו אליהן, לוקחות – חכו לתופים – שלוש שעות."
רק בגלל שברירת המחדל של יומן האאוטלוק שלכם היא להזמנות של פגישות בנות שעה, או שנהוג בארגון שלכם לקיים פגישות בנות שעה, אין זה אומר שאינכם יכולים לפקפק בסטטוס קוו. בעידן שבו אנו עמוסים באינפורמציה והזמן שלנו יקר יותר מאי פעם, פגישות ארוכות שלא לצורך הן משאבת הזמן הגדולה ביותר. פלד קובע כעת את כל המחויבויות שלו למקטעים של 30 דקות.
קחו את הזמן
"ניסיתי הכול. 60 דקות. 15 דקות. 5 דקות. 45 דקות. 37 דקות. הדבר היחידי שגיליתי שעובד הוא 30 דקות," אומר פלד. "אם אני קובע ל-15 דקות, אז באופן בלתי נמנע יש יותר מדי דברים ביום שלי ואני נהייה מותש לחלוטין. אם אני קובע ליותר מ-30 דקות, אני מוצא את עצמי פוכר אצבעות ומנסה לסיים את הפגישה. נראה ש-30 דקות הן כמות הזמן האידיאלית כדי לסיים את סוג הפגישות שלי."
מה קורה כאשר האנשים שאיתם אתם נפגשים לא קיבלו את התזכיר שהפגישות צריכות להיות קצרות ומתוקות עד כמה שאפשר? פלד לוקח אחריות על העניין הזה.
"אני מנסה לסיים כל דבר כאשר הוא נגמר," פלד מסביר. "אני קופץ מיד ומסיים כאשר אנחנו מסיימים. כאשר אתם נותנים לדברים 30 דקות, אין לכם זמן לבזבז על פתיחים ועדכונים. כאשר מישהו מתחיל בדרך זו, אני שובר זאת ואומר בצורה הכי מנומסת שאני יכול, 'על מה אתה חושב?' בטלפון אני מצמצם את הפטפוט ופשוט מנסה לקבל את הנקודה. אחרי חמש דקות כאשר אנו מסיימים, אני נהנה מהרעיון שיש לי 25 דקות לעשות מה שאני רוצה."
פגישות אינן צריכות להיות משהו שמפריע ליום העבודה שלכם כאשר אתם מארגנים נכון את לוח הזמנים שלכם. נסו להגיע למצב שבו אתם אף פעם אינכם שואלים את עצמכם לאחר פגישה, "האם היא באמת הייתה צריכה להימשך שעה?"