איך מתאימים מערכת BI לצורכי העסק

הערות 0 על ידי ב שירותים לעסקים
19 בינואר 2017
איך מתאימים מערכת BI לצורכי העסק

מערכות בינה עסקית הן מערכות תומכות החלטה אשר יכולות לתת הרבה מאוד ערך לעסק. אלו הן מערכות מאוד מורכבות אשר יכולות לתת תועלת לעסקים קטנים כגדולים. המערכת בעצם שואבת מידע ממקורות פנימיים וחיצוניים, מצליבה ומנתחת ובסופו של דבר מציגה לכם את הנתונים בצורה ויז'ואלית ברורה. בזכות המערכת אתם יכולים לראות את התמונה המלאה פעילות העסק על כל היבטיה ובזמן אמת. לכל ארגון יש תחום פעולה שונה,לקוחות שונים ונסיבות משתנות; מסיבה זו לכל ארגון ישנם צרכים שונים ממערכת הבינה העסקית. על מנת שכל עסק יפיק מהמערכת את הערך המרבי חשוב להתאים את המערכת לצורכי העסק.

על מנת שהמערכת תעבוד בצורה מוצלחת היא חייבת להתאים לעסק, כלומר לתת מענה לצרכים עסקיים ברורים ומוגדרים היטב. לשם כך יש צורך בניתוח מקצועי של צרכי העסק, פעילותו ויחסי הכוחות בו. בעצם התאמת מערכת בינה מלאכותית לעסק מתחילה בניתוח והערכת מצב של העסק.

אחת הטעויות שלפעמים נעשות כאשר מפתחים או מטמיעים מערכות בינה מלאכותית היא התעלמות מכלל העובדים ודגש על בעלי הכוחות בארגון. חשוב להבין שהמערכת נועדה לשפר את תפקוד הארגון בכל הרבדים שלו ולא ניתן להתעלם מהעובדים שבתחתית הפירמידה. לעובדים אלו ישנם צרכים מקצועיים והמערכת יכולה לתת להם פתרונות, עבודה רק מול המנהלים היא טעות מכיוון שיש להם צרכים שונים מהמערכת. כאשר מתאימים מערכת BI  לצרכי העסק חשוב להבין שהעובדים בארגון מתחלקים ל 3 רבדים ולכל אחד מהם יש צרכים אחרים:

משתמשים אסטרטגיים – אלו הם המנהלים בארגון, בדרך כלל מקבלים מעט החלטות אך כל החלטה היא כבדת משקל. הם זקוקים למערכת שתיתן להם את התמונה הגדולה ותזין אותם במידה הדורש לצורך קבלת החלטות אסטרטגיות.

משתמשים טקטיים – לפעמים אלו המנהלים הזוטרים בארגון; מקבלים החלטות רבות במסגרת תחום אחריותם. הם זקוקים למידע המצטבר ויש להם צורך לרדת לפרטים.גיבוש עובדים

משתמשים תפעוליים – אלו הם משתמשי הקצה שמבצעים את הפעולות היום יומיות של הארגון. הם צריכים גישה למידע שוטף והם אלו אשר גם מזינים את המידע אל תוך המערכת, למשל אם אלו אנשי שירות הלקוחות המתעדים את פניית הלקוח.

טעות נוספת שיש להיזהר ממנה בזמן שמתאימים את המערכת לצרכי העסק היא התיאבון של המנהלים. לפעמים תוך כדי תהליך ההטמעה המנהלים נחשפים ליכולות הגבוהות של המערכת ונפתח להם התיאבון. הם מתלהבים מיכולת המערכת ורוצים ליישם בארגון פונקציות מיותרות שאינן רלוונטיות לפעילות הארגון. חשוב לעשות תכנית הטמעה מסודרת ולעבוד לפי התכנית.

במהלך תהליך התאמת המערכת לארגון יש לעבוד בשלבים על פי סדרי עדיפויות. כל ארגון מורכב מתחומי אחריות שונים (שיווק, מכירות, הנהלת חשבונות, מנהלה, כוח אדם…) ויש לתעדף אותם. יש הקוראים לזה לקטוף קודם כל את הפרות הנמוכים, אלו הם הפרות העסיסיים שקל להגיע אליהם. בשלב זה עליכם לשאול את עצמכם אלו פונקציות בארגון יכולות להפיק את מרב התועלת מהמערכת, אלו הם הפרות העסיסיים שלכם.

בעבר מערכות בינה עסקית נבנו בהתאמה אישית לכל עסק. אמנם הן התאימו לכל עסק כמו כפפה ליד אך רק עסקים גדולים יכלו להרשות לעצמם לממן פיתוח של מערכות מורכבות שכאלו. היום עם פתרונות הבינה המלאכותית של חברת מיקרוסופט ישנה מערכת לבינה עסקית אשר יכולה להתאים את עצמה לצרכים של כל עסק, דבר אשר נותן ערך רב לעסק וגם מוזיל מאוד את העלויות. היום מערכות בינה עסקיות בהחלט זמינות גם לעסקים קטנים.

תשאיר הודעה

כתובת הדוא ל שלך לא יפורסם. שדות חובה מסומנים *