בכל עסק מצליח יש מחלקות ייצור ושירותים ולצידם מחלקות מנהליות תומכות. הראשונות אחראיות על הפעילות היצרנית או מתן השירותים ויש בהן מחלקות שיווק ומכירות, ייצור, שינוע ועוד. המחלקות המנהליות התומכות כוללות: ניהול ופקידות, הנהלת חשבונות, משאבי אנוש, רווחה ועוד. בגופים גדולים חייבות לעבוד כל המחלקות הללו בסינרגיה מרבית תוך כדי תמיכה הדדית זו בזו. יש צורך להעביר מידע, לשאול שאלות ולקבל תשובות, להדריך ולהסביר ועוד. בנוסף לכל אלו, יש צורך לפקח, לקבל מידע ודו"חות, לתכנן, לבצע ועוד. תוכנות לניהול עסק מסייעות בכל הפרוצדורות הללו.
בקרה ושליטה
מנכ"ל העסק חייב לשלוט בכל אלו, ובמקרים רבים, הוא מחלק סמכויות למנהלי המחלקות ובעלי תפקידים בכירים. תוכנה לניהול עסק יודעת לספק דו"חות וטבלאות על בסיס קבוע או תקופתי. בלחיצת כפתור אחד ניתן לקבל מידע מכל מחלקה. התוכנה קשורה לתוכנות מיוחדות לחישוב שכר המותאמות לצרכי הארגון. בלב חישובי השכר עומדת הכנת המשכורת לכלל העובדים על כל האלמנטים הספציפיים שיש לכל עובד ועובד. הכנת משכורות מדויקת תורמת מאוד לשקט תעשייתי בארגון.
יישומים עסקיים חשובים
בנוסף לכל אלו המערכת מספקת כלים למעקב פיננסי שחשיבותו אינה מוטלת בספק. ניתן לעקוב אחר הלוואות, חובות לקוחות, תשלומים לספקים וכל רגע נתון לקבל מידע מועיל שיוביל לקבלת החלטות. בנוסף המערכת מספקת מידע על ניהול ובקרת תקציב, בדיקת תזרים מזומנים ועוד. המערכת מסייעת לבקרת תהליכים המתנהלים בארגון, ועוד יישומים עסקיים חשובים. כאשר המידע מצטבר במהירות יש אפשרות לקבל תמונת מצב מעודכנת התורמת לפתרון בעיות וניהול מוצלח. התוכנה ניתנת להפעלה ממכשירים דיגיטליים שונים ומחוברת לערוצים שונים, טלפוניים, דיגיטאליים ואחרים.
שירות מקצועי
מומלץ לרכוש תוכנה לניהול עסק מאת חברה מקצועית המתמחה בכך. חברה כזאת מספקת, לרוב, תוכנות שפועלות בארגונים עסקיים בינלאומיים רבים. הן נבחנות יום יום ושעה שעה בארגונים אלו והתובנות שמגיעות מהפעלתן מיושמות כל העת. ברור הוא, שהארגון בארץ מקבל גרסה המותאמת לישראל ואליו. החברה המספקת נותנת גם תמיכה טכנית ומקצועית לכל בעיה שצצה במהלך הזמן. ההשקעה בתוכנה כזאת הכרחית וייעול העבודה בארגון תורם מאוד לחיסכון בהוצאות.