כמעט כל עסק היום, בוודאי עסקים גדולים ובינוניים עובדים עם מערכות מידע מסוגים שונים. מדובר במערכות אשר אמורות לספק לעסק את כל הנתונים אודות הפעולות השונות שהעסק מבצע, הן בתחום הכלכלי והן בתחומים אחרים, כולל תחומי ייצור, שיווק, יצוא ויבוא, ועוד.
אחד הכלים שלנו לדעת שהמערכת עובדת כמו שצריך, הוא כלי הביקורת. מדובר על כלי עליו אחראי משרד רואי חשבון איתו אנחנו עובדים. הוא מפעיל את הביקורת על מנת לוודא שכל הנתונים של המערכת אמינים וטובים ושאכן אנחנו יכולים להשתמש בהם.
ביקורת מערכת מידע מתבצעת אחת לכמה זמן, כאשר המטרה לבחון מספר דברים. ראשית, האם המערכת עובדת כראוי, האם היא מספקת לנו את כל המידע ההכרחי, שנית, האם מדובר על מערכת אמינה, האם הנתונים שהמערכת מספקת אמינים, שלישית, האם מערכת מעודכנת, כל מערכת כיום זוכה לעדכונים שונים ועל כן חשוב לוודא שאכן המערכת שלנו מעודכנת בצורה מושלמת.
חשוב לומר, רואי חשבון עושים את הבדיקה הזאת, גם בגלל שהם אלה שעובדים עם הנתונים בסופו של דבר וגם בשביל לשמור על אמינות. הרי אם המערכת מקבלת נתונים מוטעים ואנחנו נאשר זאת, הרי שכל תהליך הביקורת של הספרים תהיה מוטעית. לכן עדיף שגורם חיצוני יבצע את הבדיקה ויאבחן את הבעיות השונות שלה.
נקודה חשובה שצריך לקחת בחשבון בהקשר לעבודה עם מערכות מידע, אלה יעבדו רק אם אנחנו נטמיע אותן בצורה נכונה בעסק, אנחנו לא יכולים לצפות במערכת תעבוד בצורה נכונה אם אנחנו לא דואגים לכך שהיא תוטמע כמו שצריך. אנחנו צריכים גם לוודא שכל הגורמים מתוך העסק יודעים כיצד לעבוד עם המערכת, כיצד להכניס ולהוציא את כל הנתונים ההכרחיים. רק כך אנחנו יכולים להיות בטוחים שאנחנו מספקים לגורמים המוסכמים את המידע הנכון.
מן הסתם, כיום מגוון מערכות מידע, עלינו לוודא שמשרד רואי חשבון שמבצעים את הבדיקה עבורנו, יודעים על איזו מערכת מדוברת וכיצד לבצע את הבדיקה בצורה נכונה, בהתאם לסוג המערכת וכן בהתאם לצרכים שלנו ולצרכים של העסק על פי גודלו.