מנהלים ארכיון? איך לא תאבדו את הסדר?

ארכיון הוא אותו מקום המשמש לגניזת מסמכים ותעודות אשר אינם חיוניים בהתנהלות היומיומית. נכון להיום בכל המוסדות הציבוריים במדינה יש ארכיון וכן בחברות פרטיות רבות. אם גם אתם מנהלים ארכיון, בוודאי תזדהו עם השאלה כיצד ניתן לארגן/לאחסן את כל המסמכים באופן מסודר ולשלוף במהירות את המסמך החיוני. במאמר זה נספק את התשובה. 

ארכיון מהו?

ארכיון הוא מקום המכיל/מאחסן חומר ארכיוני של אדם, מוסד או ארגון. ישנם ארכיונים אישיים בהם מאחסנים תעודות אישיות מכל מיני סוגים, כתבי יד, צילומים ומסמכים וישנם ארכיונים של כל מיני ארגונים בהם ניתן למצוא תרשימים, ציורים, מפות, סרטים, גזרי עיתונות ועוד. בישראל קיים 'חוק הארכיונים' אשר נחקק בשנת 1995 שעיקרו קביעת סוג החומרים שיופקדו בארכיון של המדינה וסמכויות הפיקוח בארכיונים ציבוריים.

ניהול ארכיון בחוכמה 

כל מנהל ארכיון צריך לדעת כיצד לנהל את הארכיון בחוכמה וזאת על מנת לשמור על המסמכים הנדרשים ולהפיק אותם לדורש במקרה הצורך. מנהלי ארכיון לומדים כיצד לנהל רשומות, כיצד להתנהל עם אוספים מיוחדים בארכיון, כיצד לבצע פעולות שימור ושיקום למסמכים כאלו ואחרים, אך הם גם מקפידים על כך ששיטת האחסון והמידוף תבטיח שמירה טובה של כל החומר הנגנז ושליפה מהירה וקלה של אותו חומר במקרה הצורך. בכדי להגיע לתוצאה זו חשוב להשתמש בשיטה וכלים מסוימים.

עושים סדר בארכיון

ראשית כל המיקום של הארכיון צריך להיות במבנה בטון מאובטח בו רמת הלחות לא תהיה גבוהה. לאחר מכן חשוב לבצע תכנון מוקפד של אחסון המסמכים בארכיון תוך החלטה באשר לסוג המדפים בהם מעוניינים, הארוך, הרוחב והגובה של אותם מדפי ארכיון. חשוב שמדפים אלו יעמדו כמובן בתקני הבטיחות והאש. תכנון המדפים יעשה בהתאם למשקלם של החומרים שאמורים לעמוד עליהם ובהתאם לשיטת האחסון האידיאלית לשליפה מהירה וקלה של חומרים במקרה הצורך.

לסיכום, חשוב לרשום מראש מהם צרכי הארכיון, מטרות הארכיון והחומרים אשר אמורים להיות מאוחסנים בארכיון ובהתאם לבחור את סוג המדפים ולתכנן בקפידה את המידוף הרצוי. בהצלחה. מחפשים מדפים למחסן ביתי? בקרו בחנות שלנו >>>