אם תחשבו על זה, העובדים שלכם מבצעים את תפקידם לפי "מתכון" קבוע וידוע מראש שאתם פיתחתם / פיתחו עבורכם. ה"מתכון" עליו אנחנו מדברים אינו מבוסס על חומרי גלם ושלבי הכנה, אך כן על סדר פעולות ונהלים שמצופה מהם להיצמד אליו. במידה שטרם גיבשתם תהליכי עבודה או במידה שאינכם שבעי רצון מהם, דעו כי הגעתם אל המקום הנכון: כיועצים עסקיים הדוגלים בליווי ומעורבות, נשמח לשתף אתכם במידע חשוב לטובת בניית תהליכי עבודה – יעילים ומצמיחים.
מחפשים יועץ עסקי מומלץ? לקבלת ייעוץ עסקי >>>
בניית תהליכי עבודה חדשים – מתי יש בהם צורך?
תוכניות העבודה להן נצמדים כיום עובדיכם, נועדו לשרת מטרה מסוימת. כל עוד תוכניות העבודה המיושמות במחלקות השונות מקדמות אתכם אל עבר היעדים שלכם, רצוי להמשיך איתן (הרי סוס מנצח לא מחליפים). עם זאת, מה קורה במקרה בו תוכנית העבודה לא רק שאינה מקרבת אתכם אל היעד אלא מרחיקה אתכם ממנו? זהו הרגע לעצור ולבדוק מה לא עובד:
- אפשרות אחת היא שתוכנית העבודה מצוינת אך הביצוע שלה קצת פחות. לדוגמא: עובדים ש"מעגלים פינות" ולא ממש נאמנים למבנה התוכנית שהכתבתם. הפתרון במקרה זה יהיה חידוד נהלים + הגדרות תפקיד.
- אפשרות שניה היא שהעובדים מיישמים את התוכנית במלואה, ולמרות זאת לא מצליחים להגיע לתוצאות הרצויות. הפתרון במקרה זה: כתיבת תוכניות עבודה חדשות.
"האם תוכנית עבודה שהוכיחה עצמה בעבר עלולה להיות לא רלוונטית עוד?"
תוכנית עבודה נבנית תוך התחשבות בתנאים שבמהותם יכולים להשתנות, מה שעלול להפוך אותה בנקודת זמן מסוימת לא רלוונטית. מכאן, שיתכן שישנה תוכנית שעבדה לכם מצוין בעבר, אך בעקבות שינויים – חיצוניים או פנימיים, יש לרענן אותה. לדוגמא: גודלו של הצוות, המטרות שלכם, מעמדם של המתחרים, פני השוק, צורכי הלקוחות וכן הלאה.
את מי באמת משרתת בניית תהליכי העבודה?
לא נופתע אם התשובה תפתיע אתכם, אך היא את כולם. ומי אלו כולם? אתם (הבעלים של חברה), העובדים והלקוחות. על מנת להמחיש את הרעיון, ניקח לדוגמא חברה שבכוונתה לשפר את מערך השירות עם יצירת תסריט שיחה חדש לשימושם של נותני השירות. איך תהליך העבודה החדש אליו מחויבים העובדים צפוי להשפיע לטובה?
- העובדים – עובדים על בסיס תסריט שיחה ממוקד שמפחית משמעותית התנגדויות ומעלה שביעות רצון
- הלקוחות – מקבלים שירות נעים, מבין, מכיל וענייני הנשען על זיהוי כאב + מתן פתרון
- אתם (החברה) – נהנים מיותר לקוחות מרוצים ומפחות נוטשים הודות לשירות הנפלא